○あきる野市文書管理規程

平成7年9月1日

訓令第5号

目次

第1章 総則(第1条―第7条)

第2章 文書の収受(第8条―第10条)

第3章 文書の配布(第11条―第14条)

第4章 処理(第15条―第29条)

第5章 文書の浄書及び発送(第30条―第34条)

第6章 文書等の整理、保管、保存及び廃棄(第35条―第40条)

第7章 補則(第41条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、文書等の管理について、基本的な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図り、もって事務の能率化及び合理化に資することを目的とする。

(平30訓令1・一部改正)

(定義)

第1条の2 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 文書等 職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。

(2) 文書 文字又はこれに代わるべき符号を用い、紙の上に永続すべき状態において職務に係る事案を記載したものをいう。

(3) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより交換される電磁的記録をいう。

(4) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録媒体に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が、当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について、改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(平30訓令1・追加)

(文書等取扱いの原則)

第2条 文書等は、正確かつ迅速に取り扱い、事務が円滑適正に処理されるようにしなければならない。

2 文書等は、常に整理し、その所在及び処理の状況を明らかにして、紛失、盗難、損傷等を防止しなければならない。

3 文書等は、主管課長の承認を受けなければ、庁外に持ち出し、関係者以外の者に示し、又は写させてはならない。

(平30訓令1・一部改正)

(文書係長及び文書取扱係長)

第3条 文書事務を円滑適正に行わせるため、文書担当課に文書係長を、各課に文書取扱係長を置く。

2 文書係長は、文書担当係長をもって、これに充てる。

3 文書取扱係長は、課の庶務をつかさどる係の係長(係長を置かない課にあっては、係長と同等の職にある者又は課長が指名した者)をもって、これに充てる。

(平15訓令3・一部改正)

(文書係長及び文書取扱係長の職務)

第4条 文書係長及び文書取扱係長は、上司の命を受け、次に掲げる事務(文書取扱係長にあっては、所属する課の事務に限る。)を処理する。ただし、第7号から第9号までに規定する事務については、部の庶務をつかさどる課の文書取扱係長(以下「電子文書取扱者」という。)にあっては所属する部の事務を、文書係長にあっては会計課、選挙管理委員会事務局及び監査委員事務局の事務を処理するものとする。

(1) 文書の収受、配布及び発送手続に関すること。

(2) 文書の審査に関すること。

(3) 文書事務の改善指導に関すること。

(4) 文書等の処理の促進に関すること。

(5) 文書等の整理保管に関すること。

(6) 文書等の保存及び引継ぎに関すること。

(7) 総合行政ネットワーク文書の電子署名の付与に関すること。

(8) 総合行政ネットワーク文書の受信及び送信に関すること。

(9) 前2号に掲げるもののほか、総合行政ネットワーク文書の事務に関し必要なこと。

(10) 前各号のほか、文書処理に関し必要なこと。

(平15訓令3・平30訓令1・一部改正)

(帳簿)

第5条 文書の管理に要する簿冊等は、次に掲げるところによる。

(1) 文書担当課に備える簿冊

 文書収受簿

 特殊(書留)文書収受簿

 金券収受簿

 文書経由簿

 条例原簿

 規則原簿

 訓令原簿

 告示原簿

 通達原簿

 その他必要な簿冊等

(2) 各課に備える簿冊

 文書発送簿

 その他各課に必要な簿冊等

(平30訓令1・一部改正)

(文書分類表)

第6条 文書等は、別に定める文書分類表により整理し、処理するものとする。

2 文書担当課長は、毎年文書分類表について必要な調査を行い、適正な文書分類表の整備に努めなければならない。

(平30訓令1・一部改正)

(文書の記号及び番号)

第7条 収発文書には、市、部及び主管課の頭文字各1字を冠し、市が自発的にその意思を決定して発するものには「発」、収受文書に基づいて発するものには「収」の記号を付けて各課別の収発番号を記載しなければならない。ただし、軽易な文書については、この限りでない。

2 文書の収発番号は、毎年4月に起こし、翌年3月に止める。

3 文書の収発番号は、事案の完結するまで同一番号を用い、その回数に従い、原号の次に「の2、の3」の枝番号を付けなければならない。

(平10訓令1・平30訓令1・一部改正)

第2章 文書の収受

(到達文書の収受)

第8条 市役所に到達した文書(以下「到達文書」という。)のうち、議会事務局、教育委員会事務局、農業委員会事務局、選挙管理委員会事務局及び監査委員事務局に宛てたものは、それぞれの局において、その他の文書は次により文書担当課において収受しなければならない。

(1) 到達文書は、軽易なものを除き、収受印を押し、文書収受簿に必要な事項を記載し、宛先部課に配布する。

(2) 書留郵便等は、特殊(書留)文書収受簿に記載の上、宛先部課に配布する。この場合において、受領者は、署名し、又は押印しなければならない。

(3) 現金、金券、有価証券等を添付した文書は、収受印を押し、文書の欄外又は余白にその種類、金額等を記載の上、それらの事項を金券収受簿に記載し、主管課に配布する。この場合において、当該主管課は、現金、有価証券等を会計管理者に送付する。

(4) 訴訟、行政不服審査、審査請求、陳情、請願申入等に関する文書は、必ず収受印を押し、到達日時を明記して、文書収受簿に記載し、封筒のあるものは添付して関係部課に配布する。

(5) 2課以上に関連する文書は、文書担当課長が最も関連の深い課を主管課として決定し、前各号の手続により配布する。

(平12訓令3・平19訓令2・平22訓令1・平28訓令4・平30訓令1・一部改正)

(総合行政ネットワーク文書の受信)

第8条の2 総合行政ネットワーク文書の受信は、電子文書取扱者又は文書係長が行う。この場合において、当該総合行政ネットワーク文書の受信は、次に掲げるところにより処理する。

(1) 受信した総合行政ネットワーク文書に電子署名が付与されている場合は、当該電子署名の検証を行うこと。

(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、当該総合行政ネットワーク文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信すること。

(3) 受信した総合行政ネットワーク文書のうち主管でないと認められるものがあるときは、速やかに当該総合行政ネットワーク文書を文書係長に転送すること。

(4) 前号の規定による転送を受けた文書係長は、速やかに該当する部の電子文書取扱者に配信すること。

(5) 第2号の規定により受領通知を行った総合行政ネットワーク文書については、電磁的記録媒体に記録するとともに、電磁的記録媒体の経年劣化等による記録された総合行政ネットワーク文書の消失、変化、改ざん、盗難、漏えい等を防止する措置を講じること。

(6) 受信した総合行政ネットワーク文書は、必要に応じて紙文書として出力し、前条第1号の例により処理すること。

(平15訓令3・追加、平30訓令1・一部改正)

(郵便等の料金の未払又は不足の文書の処理)

第9条 到達文書のうち郵便等の料金の未払又は不足のものがあるときは、官公署から発せられたものその他文書担当課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払って収受することができる。

(平19訓令4・平30訓令1・一部改正)

(時間外到達文書の収受)

第10条 到達文書のうち勤務時間外に到達したものは、あきる野市当直員勤務規程(平成7年あきる野市訓令第15号)に定めるところにより処理しなければならない。

(平30訓令1・一部改正)

第3章 文書の配布

(配布)

第11条 到達文書で第8条の規定により収受した文書は、各課に配布しなければならない。

(書留郵便等の取扱い)

第12条 第8条第2号の書留郵便等で開封した後に文書として処理する必要が生じた場合は、文書担当課に回付しなければならない。

(平30訓令1・一部改正)

(事故文書)

第13条 配布された文書のうち、主管でないと認めるものがあるときは、直ちに当該文書を文書担当課へ回付し、各課相互に転送してはならない。

(平22訓令1・一部改正)

(配布文書の取扱い)

第14条 文書の配布を受けた課の文書取扱係長は、文書を点検し、主管に属する文書であることを確認の後、文書収受簿に署名又は押印をし、主管係長に回付する。

(平30訓令1・一部改正)

第4章 処理

(処理方針)

第15条 文書等は、全て課長が中心となり、主管係長又は文書取扱係長において、絶えず文書等の迅速な処理に留意しなければならない。この場合において、課長以外の者の決定を要する事案に係る文書等の処理については、当該事案の決定権者の指示を受けるものとする。

2 施行期日の予定されるものは、決定案を記載した文書(以下「起案文書」という。)の回付等に必要な余裕をおいて起案し、必要な審議、審査、協議その他の事案決定に対する関与が行われる機会を失わないように努めなければならない。

(平30訓令1・一部改正)

(文書処理の期間)

第16条 配布文書は、速やかに処理しなければならない。

2 回答若しくは報告を要する文書又は重要な文書で、速やかに処理することが困難と認められるものは、理由を付して、主管課長の承認を得なければならない。

(平30訓令1・一部改正)

(文書指示)

第17条 主管係長は、文書取扱係長から回付された文書に次のとおり指示しなければならない。

(1) 決定区分を決定すること。

(2) 供覧の要、不要を決定すること。

(3) 回答の要、不要を決定すること。

(4) 処理期日を指定すること。

(5) その他処理に必要な指示を与えること。

2 主管係長は、配布文書を自ら処理するもののほか、主管課長の指示に基づき、供覧、協議等の必要の有無を指示して、文書の事務担当者に回付しなければならない。

3 事務担当者は、上司の指示によって、速やかに処理し、主管係長に提出又は報告をしなければならない。

4 主管係長は、事務担当者から提出又は報告を受けた事案につき、検討の上、主管課長に回付しなければならない。

(平30訓令1・一部改正)

(閲覧文書の処理)

第18条 主管課長は、次の各号のいずれかに該当する文書の配布を受けたときは、速やかに上司に閲覧して指示を受けなければならない。

(1) 重要な文書で処理について直接上司の指示又は承認を受ける必要のあるもの

(2) 事務の性質上その処理が長期の日時を要すると認められるもの

(平15訓令3・平30訓令1・一部改正)

(起案)

第19条 起案は、別に定めのある場合を除き、起案用紙を用い、平易明確に行わなければならない。

2 軽易な事案に係る起案は、起案用紙を用いず付箋を用い、又は文書に余白がある場合は、その余白を利用して行うことができる。

3 定例的に取り扱う事案に係る起案は、主管課長が文書担当課長の承認を得て、起案用紙を用いず、一定の帳票を用いて行うことができる。

4 起案文書には、決定区分、文書分類記号、保存年限、決定関与者職名、起案年月日等の必要事項を、それぞれの欄に記載しなければならない。

(平30訓令1・一部改正)

(資料の添付)

第20条 起案文書には、必要に応じて起案の理由及び事案の経過を明らかにする資料を添えなければならない。

(特別取扱方法)

第21条 起案文書には、事案の性質により、「至急」、「秘」、「公印省略」等の注意事項を回付上・施行上の注意欄に朱書することによって表示し、機密を要する起案文書は、封筒に入れてその旨を表示しておかなければならない。

(平30訓令1・一部改正)

(文書の発信者名)

第22条 庁外へ発送する文書は、市長名を用いる。ただし、文書の性質又は内容により、特に必要がある場合は、決裁権限を有する者の職名及び氏名又は市名若しくは市役所名を用いることができる。

2 対内文書は、事案の軽重により副市長名、部長名又は課長名の職名のみを用いる。

(平19訓令2・一部改正)

(事務担当者の表示)

第23条 発送する文書には、照会その他の便宜に資するため当該文書の末尾に事務担当者の所属、職名、氏名、電話番号等を記載するものとする。

(起案文書の回付)

第24条 事案決定のための起案文書の回付は、全て流れ方式によるものとする。ただし、特に緊急又は機密を要する起案文書その他重要な起案文書は、内容を説明することができる職員が持回りすることができる。

(平30訓令1・一部改正)

(起案文書の回付に係る事案の検討)

第25条 事案決定に対する関与を行うための起案文書の回付を受けたときは、決定関与者は、直ちに当該文書の回付に係る事案を検討し、当該事案に係る決定案について異議があるときは、その旨を速やかに主管課長に連絡しなければならない。

2 前項の規定による検討を終了したときは、決定関与者は、直ちに主管課長にその旨連絡しなければならない。

(平30訓令1・一部改正)

(廃案の通知等)

第26条 事案に係る決定案を廃し、又は当該決定案の内容に重要な変更(以下「内容変更」という。)を加えたときは、主管課長は、その旨を既に決定の関与を終了した決定関与者に通知しなければならない。この場合において内容変更を加えたときは、再度文書を回付しなければならない。

(機密又は緊急事案の処理)

第27条 機密又は緊急を要する起案文書は、上司の指揮を受けて通常の手続によらず、便宜処理することができる。ただし、事後に所定の手続をとらなければならない。

(文書の審査)

第28条 起案文書を回付するときは、課の文書取扱係長の審査を受けなければならない。

2 市長及び副市長の決定する文書については、前項の審査に併せて文書係長の審査を受けなければならない。

3 前2項の規定による審査の結果、軽易な修正にとどまるものは、修正して回付し、著しく書き改める必要があると認められるものについては、その旨を指示して事務担当者へ回付するものとする。

4 条例、規則、規程、要綱等については、あきる野市条例等審議会規程(平成7年あきる野市訓令第7号)に定める手続により審査を受けなければならない。

(平19訓令2・平30訓令1・一部改正)

(未処理文書の整理)

第29条 課長は、適宜に課内の未処理文書を調査し、その処理を促進するように努めなければならない。

2 文書担当課長は、必要があると認めるときは、各課長から未処理文書の状況について報告を求めることができる。

(平22訓令1・一部改正)

第5章 文書の浄書及び発送

(浄書)

第30条 決定済みの起案文書で浄書を要するものは、即日浄書するものとする。

2 浄書した者は、起案文書の浄書欄に署名し、又は押印しなければならない。

3 決定済みの起案文書に所定の公文の形式等と異なる形式等又は過誤を認めるときは、浄書を担当する者は、起案の趣旨に反しない限り修正することができる。この場合、修正した者は、その旨を附記して押印しなければならない。

(平22訓令1・平30訓令1・一部改正)

(照合)

第31条 浄書文書は、浄書後直ちに起案文書と照合しなければならない。

2 照合した者は、起案文書の照合欄に署名し、又は押印しなければならない。

(平30訓令1・一部改正)

(公印)

第32条 照合を終了した浄書文書は、あきる野市公印規則(平成7年あきる野市規則第8号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、軽易な文書については、起案文書及び発送文書に「公印省略」の記載をし、公印を省略することができる。

3 前2項の規定にかかわらず、対内文書については、公印省略の記載及び公印を省略することができる。

4 相互に関連する文書間に使用する割り印及び文書のつづり目に使用する契印は、全て使用しないものとする。

5 前項の規定にかかわらず、特殊な文書において割り印又は契印を使用する必要が生じたときは、その文書等に使用した公印をもって行うものとする。

(平30訓令1・一部改正)

(電子署名)

第32条の2 総合行政ネットワーク文書については、前条第1項の規定による公印の押印に代えて、電子署名を付与するものとする。ただし、軽易な文書については、電子署名の付与を省略することができる。

2 電子署名の付与を受けようとする者は、決定済みの起案文書を添えて、電子文書取扱者又は文書係長に電子署名を請求するものとする。

3 電子文書取扱者又は文書係長は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書を当該文書に係る決定済みの起案文書と照合し、相違がないことを確認の上電子署名を付与するものとする。

4 電子署名に関し必要な手続その他の事項は、別に定める。

(平15訓令3・追加)

(発送)

第33条 外部へ発送する文書は、原則として、文書担当課において発送する。

2 郵送は、原則として、料金後納の方法によらなければならない。この場合において、文書取扱者は、郵便物差出依頼票に必要事項を記載し、文書担当課へ提出する。

3 前項の文書取扱者は、発送の手続を終了したときは、起案文書の発送欄に署名し、又は押印しなければならない。

(平30訓令1・一部改正)

(総合行政ネットワーク文書の送信)

第33条の2 総合行政ネットワーク文書の送信は、電子文書取扱者又は文書係長が行う。この場合において、当該文書を電磁的記録媒体に記録するとともに、電磁的記録媒体の経年劣化等による記録された文書の消失、変化、改ざん、盗難、漏えい等を防止する措置を講じなければならない。

(平15訓令3・追加)

(経由文書)

第34条 市を経由する文書は、関係課長閲覧の後、文書担当課に回付し、経由の手続をしなければならない。

第6章 文書等の整理、保管、保存及び廃棄

(平10訓令1・平30訓令1・改称)

(完結文書の整理)

第35条 最終閲覧者の署名又は押印が終了した閲覧文書及び決定権者の署名又は押印が終了した起案文書(以下これらを「完結文書」という。)は、主管課において、次に掲げる方法により整理しなければならない。

(1) 文書分類表により、保存年限別及び款項目節別に分類し、フォルダーに入れてファイルボックスに収納すること。ただし、図面等でファイルボックスに収納できないものについては、他の方法によることができる。

(2) 編集は、会計年度(以下「年度」という。)によって区分すること。ただし、特に暦年による必要がある文書については、この限りでない。

(3) 2以上の種類に関連する文書は、その関係の最も深いものに分類すること。

(4) 2以上の完結文書で保存年限を異にする場合において、当該完結文書が相互に極めて密接な関係があるときは、その長期のものに編集すること。

(5) 前各号に掲げるもののほか、文書整理については、文書担当課長からの通知に基づき行うこと。

(平10訓令1・全改、平30訓令1・一部改正)

(保存年限の区分等)

第36条 文書等の保存年限の区分は、次のとおりとする。

(1) 永久保存

(2) 10年保存

(3) 5年保存

(4) 3年保存

(5) 1年保存

2 文書等の保存年限は、別に定める基準に基づき、主管課長が文書等の利用度、重要度等を考慮して、前項の規定により区分された必要最小限の保存年限を定めるものとする。

3 前2項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書等及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書等の保存年限は、それぞれ法令等に定める期間又は時効期間とする。

(平10訓令1・全改、平30訓令1・一部改正)

(保存年限の計算)

第37条 文書等の保存年限の計算は、文書等の完結した日の属する年度の翌年度の初めから起算する。ただし、特に暦年による必要がある文書等にあっては、文書等の完結した日の属する年の翌年の1月1日から起算する。

(平10訓令1・全改、平30訓令1・一部改正)

(保管及び保存)

第38条 現年度及び前年度の文書は、保管文書とし、主管課においてその期間保管する。

2 前項に規定する主管課において保管する期間を経過した文書は、保存文書とする。この場合において、主管課長は、廃棄年月を併記した保存文書の引継目録を作成し、文書担当課長に提出の上、当該保存文書を引き継がなければならない。

3 前項の規定にかかわらず、保存文書で事務の執行上常時必要とするものは、当該保存文書を事務室に保管する旨の届けにより、文書担当課長の承認を得て、主管課長が保管することができる。ただし、事務室に保管する理由が消滅したときは、主管課長は、速やかに前項に規定する方法により、文書担当課長に引き継がなければならない。

4 第2項後段の規定による引継ぎは、毎年7月末日までに実施するものとする。

5 文書担当課長は、第2項後段又は第3項ただし書の規定により引継ぎを受けた保存文書について、完結の状況、保存年限の適否等を調査しなければならない。

(平10訓令1・全改、平30訓令1・一部改正)

(閲覧及び借覧)

第39条 保存文書は、公務上必要な場合以外は閲覧し、又は借覧することができない。

2 保存文書を閲覧し、又は借覧しようとする者(以下「閲覧者等」という。)は、文書担当課長の許可を受けなければならない。

3 借覧期間は、原則として5日以内とする。

4 閲覧者等は、無断で保存文書を解体し、抜き取り、挿入し、書き換え、又は抹消してはならない。

(平10訓令1・全改、平30訓令1・一部改正)

(廃棄)

第40条 主管課長は、第38条第1項又は第3項の規定により主管課において保管中の文書であって、保存年限を経過したものについては、当該文書の廃棄目録を作成し、文書担当課長に提出の上、廃棄するものとする。

2 保存文書については、第38条第2項後段又は第3項ただし書の規定による引継ぎの際に提出された保存文書の引継目録により、廃棄年月を確認の上、文書担当課長が廃棄するものとする。

3 前2項の規定により、廃棄を決定した文書については、当該文書が記録された電磁的記録についても廃棄するものとする。

4 第1項及び第2項の規定にかかわらず、保存年限を経過した文書であって、なお必要があると認められるものについては、更に保存年限を定めて保存することができる。

5 廃棄文書は、関係職員立会いの下に裁断、焼却、消去等の処置を講じなければならない。

(平10訓令1・全改、平15訓令3・平30訓令1・一部改正)

第7章 補則

(例外規定)

第41条 文書担当課長は、文書等の取扱いについて、法令等の規定に定めるものを除き、この規程の定めるところによることのできない場合は、市長の承認を受け、この規程以外の方法により処理させることができる。

(平30訓令1・一部改正)

附 則(平成10年訓令第1号)

1 この規程は、平成10年4月1日から施行する。

2 この規程の施行日前の文書の整理については、この規程による改正後のあきる野市文書管理規程第35条の規定により取り扱うよう努めるものとする。

附 則(平成12年訓令第3号)

この規程は、平成12年4月1日から施行する。

附 則(平成15年訓令第3号)

この規程は、平成16年3月1日から施行する。

附 則(平成19年訓令第2号)

(施行期日)

1 この規程は、平成19年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この規程の施行の際現に在職する収入役については、その者が在職する期間に限り、この規程による改正後のあきる野市事案決定規程、あきる野市文書管理規程、あきる野市職員懲戒分限審査委員会規程、あきる野市当直員勤務規程、あきる野市事務改善委員会規程及びあきる野市職員表彰規程の規定にかかわらず、なお従前の例による。

附 則(平成19年訓令第4号)

この規程は、平成19年10月1日から施行する。

附 則(平成22年訓令第1号)

この規程は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成28年訓令第4号)

この規程は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。

あきる野市文書管理規程

平成7年9月1日 訓令第5号

(平成30年3月20日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 市長部局/第3節 文書・公印
沿革情報
平成7年9月1日 訓令第5号
平成10年2月24日 訓令第1号
平成12年3月31日 訓令第3号
平成15年12月25日 訓令第3号
平成19年3月30日 訓令第2号
平成19年9月28日 訓令第4号
平成22年3月25日 訓令第1号
平成28年3月29日 訓令第4号
平成30年3月20日 訓令第1号