○あきる野市要綱等に基づく手続等における情報通信の技術の利用に関する要綱
令和6年2月2日
通達第8号
(目的)
第1条 この要綱は、要綱等に基づくあきる野市(以下「市」という。)の機関に係る申請、届出その他の手続等に関し、電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法により行うことができるようにするための共通する事項を定めることにより、市民の利便性の向上を図るとともに、行政運営の簡素化及び効率化に資することを目的とする。
(1) 要綱等 要綱、要領その他これに類するものであって、法令、条例及び規則(地方自治法(昭和22年法律第67号)第138条の4第2項に規定する規程を含む。以下「法令等」という。)以外をいう。
(2) 市の機関 地方自治法第2編第7章の規定に基づいて設置される市の執行機関若しくはこれらに置かれる機関又はこれらの機関の職員であって法令等により独立に権限を行使することを認められたものをいう。
(3) 書面等 書面、書類、文書、謄本、抄本、正本、副本、複本その他文字、図形等人の知覚によって認識することができる情報が記載された紙その他の有体物をいう。
(4) 電磁的記録 電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
(5) 申請等 申請、届出その他の要綱等の規定に基づき市の機関に対して行われる通知をいう。
(6) 決定通知等 決定通知その他の要綱等の規定に基づき市の機関が行う通知(不特定の者に対して行うものを除く。)をいう。
(7) 縦覧等 要綱等の規定に基づき市の機関が書面等又は電磁的記録に記録されている事項を縦覧又は閲覧に供することをいう。
(8) 作成等 要綱等の規定に基づき市の機関が書面等又は電磁的記録を作成し、又は保存することをいう。
(9) 手続等 申請等、決定通知等、縦覧等又は作成等をいう。
(10) 電子署名 電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。
(11) 電子証明書 申請等をする者又は市の機関が電子署名を行ったものであることを確認するために用いられる事項がこれらの者に係るものであることを証明するために作成する電磁的記録をいう。
(電子情報処理組織による申請等)
第3条 市の機関は、申請等のうち当該申請等に関する要綱等の規定により書面等により行うこととしているものについては、当該要綱等の規定にかかわらず、この要綱で定めるところにより、電子情報処理組織(市の機関の使用に係る電子計算機(入出力装置を含む。以下同じ。)と申請等をする者の使用に係る電子計算機とを電気通信回線で接続した電子情報処理組織をいう。)を使用して行わせることができる。
2 前項の規定により行われた申請等については、当該申請等を書面等により行うものとして規定した申請等に関する要綱等の規定に規定する書面等により行われたものとみなして、当該申請等に関する要綱等の規定を適用する。
4 第1項の場合において、市の機関は、当該申請等に関する要綱等の規定により署名又は押印(以下「署名等」という。)をすることとしているものについては、当該要綱等の規定にかかわらず、氏名又は名称を明らかにする措置であってこの要綱で定めるものをもって当該署名等に代えさせることができる。
5 第1項の規定により電子情報処理組織を使用して申請等を行う者は、当該申請等を書面等により行うときに記載すべきこととされている事項その他市の機関が必要と認める事項を、当該申請等を行う者の使用に係る電子計算機であって次に掲げる機能を有するものから入力して行わなければならない。
(1) 市の機関の使用に係る電子計算機に備えられたファイルに記録する機能
(2) 市の機関の使用に係る電子計算機と通信する機能
(1) 電子署名等に係る地方公共団体情報システム機構の認証業務に関する法律(平成14年法律第153号)第3条第1項に規定する署名用電子証明書
(2) 電子署名及び認証業務に関する法律第8条に規定する認定認証事業者が作成した電子証明書(電子署名及び認証業務に関する法律施行規則(平成13年総務省・法務省・経済産業省令第2号)第4条第1号に規定する電子証明書をいう。)
(3) 商業登記法(昭和38年法律第125号)第12条の2第1項及び第3項の規定に基づき登記官が作成した電子証明書
(4) 前3号に規定するもののほか、市の機関が定める電子証明書
9 市の機関は、第5項の申請等に際して、当該申請等を書面等により行うときに併せて提出すべきこととされている書面等について、当該書面等の提出を省略させることができる。
10 数通の同一の書面等の提出を必要とする申請等について、第5項の規定により電子情報処理組織を使用して申請等が行われた場合には、当該申請等に必要な数の書面等が提出されたものとみなす。
(電子情報処理組織による決定通知等)
第4条 市の機関は、決定通知等のうち当該決定通知等に関する要綱等の規定により書面等により行うこととしているものについては、当該要綱等の規定にかかわらず、この要綱で定めるところにより、電子情報処理組織(市の機関の使用に係る電子計算機と決定通知等を受ける者の使用に係る電子計算機とを電気通信回線で接続した電子情報処理組織をいう。)を使用して行うことができる。
2 前項の規定により行われた決定通知等については、当該決定通知等を書面等により行うものとして規定した決定通知等に関する要綱等の規定に規定する書面等により行われたものとみなして、当該決定通知等に関する要綱等の規定を適用する。
4 第1項の場合において、市の機関は、当該決定通知等に関する要綱等の規定により署名等をすることとしているものについては、当該要綱等の規定にかかわらず、氏名又は名称を明らかにする措置であってこの要綱で定めるものをもって当該署名等に代えることができる。
5 市の機関は、第1項の規定により電子情報処理組織を使用して決定通知等を行うときは、当該決定通知等を書面等により行うときに記載すべきこととされている事項を、市の機関の使用に係る電子計算機に備えられたファイルに記録しなければならない。
6 市の機関は、前項の規定により決定通知等を行う場合は、当該事項についての情報に電子署名を行い、当該電子署名に係る電子証明書と併せて記録しなければならない。ただし、市の機関に対して決定通知等を行う場合において、市の機関の定める情報処理システムを使用して行うときは、この限りでない。
(電磁的記録による縦覧等)
第5条 市の機関は、縦覧等のうち当該縦覧等に関する要綱等の規定により書面等により行うこととしているもの(申請等に基づくものを除く。)については、当該要綱等の規定にかかわらず、この要綱で定めるところにより、書面等の縦覧等に代えて当該書面等に係る電磁的記録に記録されている事項又は当該事項を記載した書類の縦覧等を行うことができる。
2 前項の規定により行われた縦覧等については、当該縦覧等を書面等により行うものとして規定した縦覧等に関する要綱等の規定に規定する書面等により行われたものとみなして、当該縦覧等に関する要綱等の規定を適用する。
3 市の機関は、第1項の規定により電磁的記録に記録されている事項又は当該事項を記載した書類の縦覧等を行うときは、当該事項をインターネットを利用して縦覧等に供する方法、市の機関が所管する事務所に備え置く電子計算機の映像面に表示する方法又は電磁的記録に記載されている事項を記載した書類による方法により行うものとする。
(電磁的記録による作成等)
第6条 市の機関は、作成等のうち当該作成等に関する要綱等の規定により書面等により行うこととしているものについては、当該要綱等の規定にかかわらず、この要綱で定めるところにより、書面等の作成等に代えて当該書面等に係る電磁的記録の作成等を行うことができる。
2 前項の規定により行われた作成等については、当該作成等を書面等により行うものとして規定した作成等に関する要綱等の規定に規定する書面等により行われたものとみなして、当該作成等に関する要綱等の規定を適用する。
3 第1項の場合において、市の機関は、当該作成等に関する要綱等の規定により署名等をすることとしているものについては、当該要綱等の規定にかかわらず、氏名又は名称を明らかにする措置であってこの要綱で定めるものをもって当該署名等に代えることができる。
4 市の機関は、第1項の規定により電磁的記録の作成等を行うときは、当該事項を市の機関の使用に係る電子計算機に備えられたファイルに記録する方法又は磁気ディスク(これに準ずる方法により一定の事項を確実に記録しておくことができる物を含む。)をもって調製する方法により行うものとする。
5 第3項に規定する氏名又は名称を明らかにする措置は、作成等をした電磁的記録に記録した情報について電子署名を行い、当該電子署名に係る電子証明書を併せて記録すること又は市の機関の定める情報処理システムを使用して作成等を行うこととする。
(手続等の届出)
第7条 手続等を所管する課長(課長相当職を含む。)は、この要綱の規定により電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法により当該手続等を行おうとするときは、あらかじめ根拠となる要綱等の名称及び条項を企画政策部情報政策課長に届け出るものとする。
附則
この要綱は、令和6年4月1日から施行する。